Zásady ochrany osobních údajů

GDPR – Zásady zpracování osobních údajů společnosti TERMIZO a.s.

1 OBECNÁ USTANOVENÍ

Ochrana osobních údajů našich zákazníků je pro nás prioritou. Vypracovali jsme tyto Zásady ochrany osobních údajů, abychom vás jako své zákazníky a/nebo odběratele našich služeb informovali o tom, jak společnost TERMIZO a.s. (dále jen „my“ nebo „Společnost“) vaše osobní údaje získává, uchovává a dále zpracovává v souvislosti s poskytováním svých služeb, kterými jsou zejména energetické využití odpadů, pravidelné dodávky tepla a elektrické energie, jakož i související služby poskytované našim zákazníkům.

Zpracování vašich osobních údajů je nezbytné pro řádné plnění našich smluvních povinností, kterými jsme zavázáni. Při poskytování služeb souvisejících s dodávkami energií nám rovněž vznikají zákonné povinnosti, ze kterých vyplývá povinnost nebo nezbytnost zpracovávat osobní údaje a po určitou dobu je uchovávat. Při poskytování našich služeb vždy v nejvyšší možné míře dbáme na ochranu vašeho soukromí a osobních údajů.

Prostřednictvím těchto Zásad ochrany osobních údajů vám chceme poskytnout informace o tom, jakým způsobem shromažďujeme, zpracováváme a chráníme vaše osobní údaje (kapitoly 3 až 6 níže), a dále informace o vašich právech a o způsobu, jakým tato práva můžete uplatnit (kapitola 7 níže).

Osobními údaji jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, zejména našich zákazníků a dalších osob, jejichž osobní údaje můžeme zpracovávat.

Doporučujeme vám pečlivě se seznámit s těmito Zásadami zpracování osobních údajů. V případě jakýchkoli dotazů se na nás můžete kdykoliv obrátit prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů.

2. SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správcem vašich osobních údajů je TERMIZO a.s., se sídlem Liberec 7, Dr. Milady Horákové 571/56, PSČ: 460 07, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ústí nad Labem, sp. zn. B 793, IČO: 646 50 251.

Aktuální kontaktní údaje naleznete na adrese www.tmz.enetiqa.cz/kontakty.

3. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PŘI POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB

Abychom vám mohli poskytovat jednotlivé služby (zejména energetické využití odpadů a dodávky energií), potřebujeme znát a dále zpracovávat vaše osobní údaje. Osobní údaje zpracováváme zejména za účelem uzavření smluvního vztahu a právním základem takového zpracování je tedy plnění smlouvy (případně náš oprávněný zájem zejména pokud je zákazníkem právnická osoba
a zpracováváme osobní údaje jejích kontaktních osob). Zpracování vašich osobních údajů je nezbytné pro uzavření a plnění tohoto smluvního vztahu. Při poskytování našich služeb nám rovněž vznikají zákonné povinnosti, v rámci kterých dochází ke zpracování osobních údajů, a to zejména v souvislosti s vyhláškou 383/2001 Sb. O podrobnostech nakládání s odpady, a se zákonem č. 458/2000 Sb., o podmínkách podnikání a o výkonu státní správy v energetických odvětvích a o změně některých zákonů (energetický zákon), v platném znění (dále jen „energetický zákon“).

3.1       Účel zpracování. Vaše osobní údaje zpracováváme především za účelem poskytování služeb a správy vašeho zákaznického účtu. Některé údaje, které o vás máme k dispozici, zpracováváme i po ukončení smlouvy. Osobní údaje zpracováváme zejména pro účely:

3.1.1   Poskytování služeb. Osobní údaje zpracováváme při poskytování služeb odběratelům a jiným zákazníkům, a to na základě plnění smluvního vztahu (zpravidla objednané služby z oblasti energetického využití vámi dodávaných odpadů).

Pro tyto účely vaše osobní údaje zpracováváme na základě právního základu plnění smlouvy a/nebo našeho oprávněného zájmu (zejména v případě, kdy s námi jednáte jako zaměstnanec nebo jiná pověřená osoba odběratele či zákazníka a nemáme s vámi z tohoto důvodu žádný smluvní vztah).

V takovém případě vaše osobní údaje uchováváme po dobu trvání smluvního vztahu, případně po dobu nezbytnou pro splnění smluvních závazků vyplývajících z příslušné smlouvy.

3.1.2   Měření spotřeby energií. V případě smlouvy o dodávce energií nám rovněž vznikají zákonné povinnosti vyplývající zejména z energetického zákona a ze souvisejících vyhlášek. V případě, že vystupujeme jako dodavatel tepelné nebo elektrické energie, jsme povinni měřit množství odebírané energie. V souladu s energetickým zákonem tyto údaje o vaší spotřebě energií využíváme zejména pro účely fakturace.

V některých případech si můžeme my nebo jiný poskytovatel (např. dodavatel elektrické energie) vyžádat váš souhlas s předáváním údajů o množství odebrané energie. Tyto údaje budeme pak my či jiný poskytovatel (v souladu s vámi uděleným souhlasem) využívat pro potřeby fakturace, případně další nabídky služeb nebo jejich poskytování.

3.1.3   Příjem odpadu. V dalších případech, kdy Vyhláška 383/2001 Sb. O podrobnostech nakládání s odpady ve své Příloze 2. „Přejímka odpadů do zařízení a předání informací o vlastnostech přejímaných odpadů“ vyžaduje: „Dodavatel odpadu poskytne osobě oprávněné k provozování příslušného zařízení k nakládání s odpady v případě jednorázové nebo první z řady dodávek následující písemné informace:

IČO, bylo-li přiděleno, obchodní firmu/název/jméno a příjmení dodavatele odpadu, identifikační číslo zařízení, pokud je dodavatelem oprávněná osoba, identifikační číslo provozovny, pokud je dodavatelem původce odpadu, název, adresu a identifikační číslo základní územní jednotky (dále jen „IČZUJ“) provozovny. V případě vzniku odpadu mimo provozovnu se uvede kód ORP/SOP z číselníků správních obvodů vydaných Českým statistickým úřadem podle místa vzniku odpadu a stručné označení činnosti, při které odpad vznikl, adresa a IČZUJ podle místa vzniku odpadu; v tomto případě se identifikační číslo provozovny a název provozovny neuvádí“ shromažďujeme právě tyto informace a v tomto Vyhláškou stanoveném rozsahu.

3.1.4   Zasílání upomínek. Pokud není splatná faktura za poskytnuté služby včas uhrazena, můžeme vám zasílat upomínky, a to až do té doby, než dojde k jejímu uhrazení.

3.1.5   Určení, výkon a obhajoba právních nároků. Po ukončení poskytování služeb můžeme rovněž po dobu trvání promlčecích lhůt uchovávat některé z vašich osobních údajů, jejichž zpracování je nezbytné pro ochranu našich práv a případnou obhajobu právních nároků, včetně vymáhání neuhrazených plateb.

3.1.6   Účetní doklady. Některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách). Podle našich platných právních předpisů (např. zákona o účetnictví či zákona o DPH) máme povinnost tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu.

3.2       Rozsah a zdroje zpracovávaných údajů. Pro výše uvedené účely zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v rámci smluvního ujednání a při užívání našich služeb a platbách za ně. Jedná se zejména o následující údaje:

• identifikační údaje (zejména jméno, příjmení, datum narození a adresa bydliště, číslo bankovního účtu)
• kontaktní údaje (vaše e-mailová adresa a telefonní číslo)
• údaje týkající se dodávaného odpadu, jako druh odpadu, jeho hmotnost, a SPZ vozidla, jenž jej dopravilo
• údaje o využívání služeb (zejména údaje o plnění co s týče množství, nebo servisních úkonů se specifikací zařízení, které bylo servisováno)

3.3       Zdroje osobních údajů. Zpracováváme osobní údaje, které nám poskytujete v souvislosti s jednáním o uzavření smluvního či jiného právního vztahu a jeho průběhu. Některé osobní údaje můžeme dále ověřovat a/nebo přímo získávat z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí (např. obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, katastr nemovitostí či insolvenční rejstřík apod.).

4 DALŠÍ SLUŽBY A JINÉ OPERACE

Dále vám poskytujeme následující služby, při kterých rovněž dochází ke zpracování osobních údajů, a to po níže vymezenou dobu, pro níže vymezené účely a na základě níže vymezených právních základů:

4.1       POŘÁDANÉ AKCE

4.1.1   V případě, že se přihlásíte k účasti na některé z akcí, které pro vás pořádáme (např. Dny otevřených dveří), budeme v této souvislosti zpracovávat osobní údaje, které nám poskytnete v rámci přihlášky. Pokud nám poskytnete výslovný souhlas, můžeme rovněž pořizovat vaše fotografie a ty dále používat a zpracovávat.

4.1.2   Odvolání souhlasu. Pokud nám udělíte souhlas pro pořizování vašich fotografií, můžete jej kdykoli odvolat a my vaše fotografie pro tyto účely přestaneme nadále používat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a není tedy dotčena zákonnost předchozího zpracování založeného na tomto souhlasu (před jeho odvoláním).

4.1.3   Rozsah zpracovávaných údajů. Pro účast v soutěžích zpracováváme osobní údaje, které uvedete v přihlašovacím formuláři na danou akci, a další údaje, které od vás v rámci této akce získáme. Jedná se zejména o vaše:

• kontaktní a identifikační údaje
• fotografie z pořádané akce

4.1.4   Účel a doba zpracování. Účelem zpracování vašich osobních údajů je umožnění účasti na akcích, které pro vás pořádáme. Údaje pro tyto účely zpracováváme po celou dobu konání akce následně po přiměřenou dobu, která zpravidla nepřesahuje 1 roku od ukončení akce, a to za účelem vyřešení podnětů, podání účastníků akce či případné vzniklé škody. Pokud nám rovněž udělíte výslovný souhlas, můžeme vaše nadále používat vaše fotografie, a to pro propagační a jiné marketingové aktivity Společnosti, a to po dobu, na kterou jste nám souhlas udělili (zpravidla 3 roky od konání příslušné akce).

4.2       ANALÝZA A REPORTING

4.2.1   Údaje týkající se spotřeby a užívání služeb můžeme rovněž zpracovávat pro naše vnitřní účely vytváření analýz a statistik a optimalizace námi poskytovaných služeb. Pro tyto účely můžeme tyto údaje předávat dalším společnostem v rámci naší skupiny ENETIQA.

4.2.2   Při zpracování za tímto účelem jsou všechny osobní údaje nejdříve anonymizovány a údaje o spotřebě a využívání služeb tak již nelze přiřadit k vaší osobě a z hlediska předpisů na ochranu osobních údajů se již nejedná o osobní údaje.

4.3       COOKIES

Při návštěvě našich webových stránek zpracováváme vaše osobní údaje prostřednictvím souborů cookies. Účelem tohoto zpracování je vytváření analýz návštěvnosti a získávání dalších informací o využívání našich webových stránek zákazníky a přizpůsobení obsahu webových stránek. Bližší informace o cookies naleznete v sekci právní informace na www.tmz.enetiqa.cz/pravidla-pouzivani.html.

5 SDÍLENÍ A PŘEDÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ (příjemci osobních údajů)

5.1       Příjemci osobních údajů

Osobní údaje, které zpracováváme výše popsanými způsoby, můžeme sdílet se třetími stranami, které zajišťují některé služby související s poskytováním našich služeb, zejména např. administrativní podporu, poskytování softwarových nástrojů apod. Tyto osoby jsou v postavení zpracovatelů osobních údajů. Vaše osobní údaje můžeme sdílet zejména:

• s ostatními společnostmi ze skupiny ENETIQA za účelem administrativní podpory při sdíleném poskytování některých služeb jako je např. call centrum nebo procesování a ověřování plateb
• k některým vašim osobním údajům mohou mít výjimečně přístup i dodavatelé našich IT systémů a souvisejících služeb, kteří se nacházejí v postavení zpracovatelů osobních údajů
• k některým vašim osobním údajům mohou mít výjimečně přístup externí auditoři, daňoví poradci či právní zástupci, pokud je to nezbytné pro vymáhání či zaúčtování pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů
• dle zákonných sektorových povinností (zejména energetického zákona) zasíláme rovněž některé údaje o spotřebě energií některým orgánů veřejné moci, zejména Energetickému regulačnímu úřadu, Ministerstvu průmyslu a obchodu či operátorovi trhu. Zároveň, pokud se na nás v rámci výkonu svých pravomocí obrátí orgány veřejné moci se žádostí o poskytnutí osobních údajů, zpřístupníme vaše osobní údaje příslušnému orgánu v nezbytném rozsahu, a to na základě povinností vyplývajících ze zákona či jiného právního aktu

5.2       Záruky zpracování

Se zpracovateli osobních údajů jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují nejméně stejnou úroveň ochrany vašich osobních údajů jako tyto Zásady ochrany osobních údajů.

6 ZABEZPEČENÍ DAT

Zavedli jsme a udržujeme nezbytná přiměřená technická a organizační opatření, vnitřní kontroly a procesy bezpečnosti informací v souladu s nejlepší obchodní praxí odpovídající možnému hrozícímu riziku pro vás jako subjekt údajů. Zároveň zohledňujeme stav technologického vývoje s cílem chránit vaše osobní údaje před náhodnou ztrátou, zničením, změnami, neoprávněným zveřejněním nebo přístupem. Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména opatření zajišťující fyzickou bezpečnost, přijetí přiměřených kroků
k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarovou ochranu zařízení, na kterých jsou uloženy osobní údaje a další opatření.

7 VAŠE PRÁVA JAKO SUBJEKTU ÚDAJŮ

V souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat informace o způsobech zpracování svých osobních údajů a právo na opravu údajů, které o vás jako správce osobních údajů zpracováváme. V určitých případech máte právo požadovat vymazání svých osobních údajů, dále pak máte právo na přístup ke svým osobním údajům nebo na jejich přenos (např. přenos k jinému poskytovateli služeb). V některých případech máte právo vznést námitky a také právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů. V případě, že jste nám dříve poskytli souhlas se zpracováním osobních údajů, můžete jej kdykoliv odvolat. Jednotlivá práva a způsob jejich uplatnění jsou podrobněji popsána níže.

7.1       Způsob uplatňování vašich práv

Pokud uplatníte jakékoliv své právo podle tohoto článku nebo dle platných právních předpisů, informujeme o přijatém opatření nebo vymazání osobních údajů nebo o omezení zpracování, v souladu s vaším požadavkem, každého příjemce, kterému byly tyto údaje poskytnuty podle kapitoly 5 těchto Zásad ochrany osobních údajů, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.

Pokud si přejete uplatnit svá práva a/nebo získat příslušné informace, můžete tak učinit na
e-mailové adrese .

Pokud budete uplatňovat svá práva, můžeme vás požádat o poskytnutí některých dodatečných osobních údajů, které jste nám dříve již sdělili. Poskytnutí takových údajů je nezbytné pro ověření, zda byl příslušný požadavek skutečně zaslán vámi. Odpovíme vám do jednoho měsíce po obdržení vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu ve složitých případech prodloužit o další dva měsíce.

7.2       Oprava vašich osobních údajů

Podle platné právní úpravy máte právo na opravu vašich osobních údajů, které s námi sdílíte. Pro uplatnění svého práva na opravu osobních údajů nás kontaktujte prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat vaše osobní údaje přesné a aktuální.

7.3       Vymazání vašich osobních údajů

Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání vašich osobních údajů, a to prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

Pokud nás kontaktujete s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny vaše osobní údaje, které máme, pokud vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění smluvních nebo zákonných povinností či pro ochranu našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše. Dále také vymažeme (a zajistíme výmaz ze strany námi pověřených zpracovatelů) všechny vaše osobní údaje v případě, že odvoláte svůj souhlas se zpracováním údajů, pokud jste nám souhlas dříve poskytli.

7.4       Odvolání souhlasu

Souhlas se zpracováním osobních údajů, který jste nám dříve poskytli, můžete kdykoliv odvolat bez uvedení důvodu. Můžete tak učinit prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů. V takovém případě vaše osobní údaje smažeme postupem dle bodu 7.3. Vezměte prosím na vědomí, že odvolání vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost jakéhokoliv zpracování prováděného na základě dříve uděleného souhlasu před jeho odvoláním z vaší strany.

7.5       Zpřístupnění a přenositelnost vašich osobních údajů

Máte právo požadovat informaci o tom, zda o vás zpracováváme osobní údaje a v jakém rozsahu. Rovněž máte právo požadovat, abychom vám zpřístupnili osobní údaje, které jste nám poskytli a další osobní údaje týkající se vaší osoby. Pokud chcete ověřit, zda stále zpracováváme vaše osobní údaje a/nebo chcete získat ke svým údajům přístup, kontaktujte nás prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

Pokud budete požadovat přenos vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě plnění smlouvy a/nebo vašeho souhlasu, můžete nás požádat o jejich přenos přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, za předpokladu, že takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob a bude technicky proveditelný.

7.6       Právo vznést námitky

V případě, že vaše osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (např. pokud zpracováváme vaše údaje jakožto kontaktní osoby našeho zákazníka), máte právo z důvodu týkajícího se vaší konkrétní situace kdykoliv vznést námitku proti takovému zpracování. Pokud v takovém případě neprokážeme naše závažné oprávněné důvody pro zpracování, které by převážily nad vašimi zájmy nebo právy a svobodami nebo pokud neprokážeme, že tyto údaje jsou nutné pro určení, výkon a obhajobu našich právních nároků, nebudeme tyto údaje dále zpracovávat a bez zbytečného odkladu je vymažeme. Pokud vznesete námitky proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu, nebudou již vaše osobní údaje pro tyto účely zpracovávány.

Námitky proti zpracování můžete vznést prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

7.7       Omezení zpracování

Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předvídaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve zpracovávání vašich osobních údajů pokračovat, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

Žádost o omezení zpracování můžete uplatnit prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

7.8       Stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Máte právo podat stížnost týkající se námi prováděného zpracovávání vašich osobních údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz.

8 AKTUALIZACE ZÁSAD OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Průběžně můžeme tyto Zásady ochrany osobních údajů upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad ochrany osobních údajů se stanou účinnými po jejich zveřejnění na následujícím odkazu: www.tmz.enetiqa.cz/zpracovani-osobnich-udaju. O podstatných změnách vás budeme informovat prostřednictvím vámi sdělené e-mailové adresy před datem jejich účinností.